組織管理機能
管理者が部署やチーム単位でユーザーを割り振り、組織ごとの管理が可能となる機能です
組織管理機能資料共有機能
組織管理機能とは
組織管理機能とは、管理者が部署やチーム単位でユーザーを割り振り、組織ごとの管理が可能となる機能です。
ユーザーの組織間異動が発生した場合も、所属組織の付け替えが可能です。また、これまで全体のみであった資料の共有範囲が、特定の組織に絞って共有ができるようになります。
ご注意
当機能は、IDプランご契約のお客様のみに実装される機能となります。
（※ルームプランご利用のお客様には組織管理は表示されません）
利用方法
組織管理機能
組織の登録
・組織は10階層まで作成することができます。
・並列で作成できる組織の上限数は200件となります。
１. 組織一覧：すべての組織が一覧で表示されます
２. 基本設定：組織名の変更や作成した組織の親組織を設定できます。
３. ユーザー管理：ユーザ管理に遷移し自組織配下に所属する
ユーザーの追加や閲覧ができます。
４. 機能設定：資料管理に保存した資料の共有可能範囲を設定できます。
５. 組織追加：新たに組織を追加できます。管理者のみが一括登録可能です。
ご注意
作成可能な組織の階層は10階層までとなります。
ひとつの組織に直接紐付けられる子組織は200までとなり、10階層目以降に組織を作成しようとした場合、エラーとなります。
ユーザー管理
１. 新規ユーザのアカウントの発行画面へ移ります
２. 一覧にする組織を選択できます。
３. ユーザー名または、メールアドレスでユーザーを検索することができます。
４. ユーザー情報をCSV形式でダウンロードできます。
５. 管理者・組織管理者ユーザーは自身の管理配下のユーザーの権限を変更できます
６. 各ユーザーの［組織移動］にて、所属組織を変更できます。
７. ユーザーの停止/停止からの有効化が可能です
資料管理機能
・組織管理で設定された共有可能な範囲を組織単位で選択できます。
・自身が所属する組織を除いて共有することもできます。その場合、自身と選択した組織のみ閲覧できます。
組織移動に伴う資料の引き継ぎ
ユーザーの所属組織を変更する際には、そのユーザーが共有している資料を他のユーザーに「引き継ぐか／引き継がないか」を選択する必要があります。
ご注意
資料を引き継がずにアカウント移動した場合、 移動先組織の「共有可能な範囲」の設定によっては、 資料の共有先が変更される可能性があります。
資料を引き継いでアカウント移動
移動前の組織に所属するユーザーまたは管理者ユーザーに資料を引き継ぎます。
※ 特定の資料のみを引き継いだり、資料ごとに引継ぎ先を指定することはできません。
資料を引き継がずにアカウント移動
引き続き移動するユーザーが資料の編集者となります。
資料を引き継いでアカウント移動する場合
移動前の組織に所属するユーザーまたは管理者ユーザーに資料を引き継ぎます。
■移動後の資料の状態
資料の編集者：引継ぎ先として選択したユーザー
※ 資料の引き継ぎ先は、移動前の組織に所属するユーザーまたは管理者ユーザーのみとなります。
資料の共有可能な範囲：引継ぎ先として選択したユーザーの所属組織の設定に準ずる
資料の共有先：変わらない
・資料の編集者は、営業企画部の引継ぎ先のユーザーに変更となる
・共有可能な範囲は、引継ぎ先ユーザーの所属する組織「営業企画部」の設定に準ずる
・結果、資料の共有先は変わらない
資料を引き継がずにアカウント移動する場合
引き続き移動するユーザーが資料の編集者となります。
■移動後の資料の状態
資料の編集者：引き続き移動するユーザー
資料の共有可能な範囲：移動先の所属組織の設定に準ずる
資料の共有先：共有先として設定していた組織のうち、移動先の「共有可能な範囲」内に含まれる組織
・資料の編集者は、引き続き移動するユーザーのまま
・共有可能な範囲は、移動先となる「営業1課」の設定に準ずる
・結果、共有可能な範囲外となる「大阪支社」への共有は外れる
未共有の資料がある場合
未共有（共有していない）資料を持っている場合、該当の資料は他のユーザーに引き継がれません。
■移動後の資料の状態
資料の編集者：引き続き移動するユーザー
資料の共有可能な範囲：移動先の所属組織の設定に準ずる
資料の共有先：共有していないため、変わらず未共有
操作手順などの詳細についてはヘルプページをご確認下さい。
