活用しない手はなし!共有メモテンプレートの定着から広がる可能性

  1. メンバーにもマネージャーにもメリット尽くし。共有メモのテンプレートの実力
  2. 実践!テンプレ-トの作り方
  3. データの蓄積が財産に!業務工数の削減にも貢献!日報への共有メモ活用

商談や定例の打ち合わせの議事録として活用するbellFaceの共有メモ機能。ホストとゲストの双方で入力できる、メモデータをそのまますぐにお渡しできる等の便利さは勿論ですが、共有メモにテンプレートを設定することで様々なメリットが生まれます。「たかがメモ、されどメモ」な共有メモテンプレートの実力を体感ください。

01.メンバーにもマネージャーにもメリット尽くし。共有メモテンプレートの実力

共有メモのテンプレートがあると、どのようなメリットが得られるでしょうか。メンバー、マネージャー視点で3つご紹介します。

メンバー視点

◆お客様とネクストアクションが握りやすくなる

商談は次の展開があってこそ。ですが、その展開についてお客様と合意を取りそびれてしまうことも多いのでは?共有メモのテンプレートにネクストアクションについての項目があれば、流れの中で自然とお客様に対して「次のお打ち合わせはいつにしましょうか?」、「決済者の方にご確認いただけるのは何日になりますか?」と投げかけられ、ネクストアクションが明確化されます。共有メモは双方に視覚化され、議事録としてデータ提供もできるため、お客様にネクストアクションの合意を得やすくなるメリットがあります。

マネージャー視点

◆商談の質が担保でき、チームを一定レベルに保てる

テンプレートは教育面でも活用メリットがあります。共有メモのテンプレートに、商談ごと必須のヒアリング項目が記載されていれば、抜け漏れなくお客様から必要な情報を収集しやすくなります。商談に不慣れな新人でも、聞き漏らしがなくなり、チームメンバーの商談の均一化が図れます。その結果、メンバー全員の商談の質が担保できるようになるでしょう。

◆顧客の見極め、分析に役立つ

マネージャーの方には「メンバーの営業対象がターゲットとして適切かどうかを見極める」役割もあります。 メンバーの商談内容はレコログがあればチェックはできますが、全てのレコログを視聴するのは工数的にも難しいでしょう。ですが、共有メモがあれば、どのような顧客とどんな商談を行っていたのかレコログを見なくとも概要の把握ができます。ターゲットの課題や課題に対して自社サービスや商品が刺さるのか否か。共有メモのテンプレートに沿って情報がヒアリング、記入されていれば、マネージャーは商談相手の顧客がターゲットとして適切だったのか、非常に見極めやすくなります。商談が次のフローに進むかどうか、受失注どちらになるか、分析の際に役立つでしょう。

02.実践!テンプレ-トの作り方

では、実際にチームで使う共有メモのテンプレートはどのように作ったらよいでしょうか。まず、商談の流れを確認します。流れの中で、お客様に必ず聞く情報を洗い出しましょう。それをメモに落とし込めば、テンプレートは完成です。メモの最後に、自身の名刺プロフィールのURL、自社ウェブページのURL等を入れておくのもおすすめです。

新規開拓の初回商談、新規開拓のクロージング、既存顧客との打ち合わせと商談によって、聞くべき情報は変わってきます。商談のフェーズごとにテンプレートを作成し、メンバーに展開しましょう。設定方法についてはヘルプページをご覧ください。

共有メモテンプレートの作り方

この流れを踏まえポイントを抑えたテンプレートとはどのようなものか見てみましょう。下記の例は、「仮想・bellFaceを顧客に導入いただくための商談」です。

<POINT4・詳細解説>テンプレートはタイピングスキルの補完になる

商談をしながら同時に議事録を作成する際、タイピングが追いつかないというケースもあります。1-100まで全ての内容をタイピングするのは確かに至難の技…。そんなときテンプレートに質問項目と予想される回答の選択肢が記載されていれば、タイピング数が圧倒的に減ります。質問に対しての選択肢を削除しながら記録する形式はお薦めです。タイピングに苦手意識を持っているメンバーも「打ち込む」ではなく「消す」であればハードルが下がり、メモの活用度、内容の精度が上がります。例えば、ベルフェイス社での場合、競合プロダクト名を共有メモテンプレートに記しておき、顧客が使ったことのあるプロダクトについてヒアリングの際に消し込みをしています。

03.データの蓄積が財産に!業務工数の削減にも貢献!日報への共有メモ活用

共有メモにデータが溜まるとレコログとひも付き、データに重みが生まれます。 Salesforceでの商談管理や、他の日報システムを活用しているユーザー様も多いでしょう。下記のようなユーザー様のお悩みの声をよくお聞きします。

日報にまつわるお悩みを共有メモテンプレートで解決

テンプレートを使った共有メモに商談が記録されていれば、そのメモをそのまま日報に貼り付けて日報代りになり、メンバーの負荷が軽減されます。仮に1日4つの商談、それぞれ10分×4で40分、週5日で200分入力に割いていた時間が、共有メモの転用で5日で10分以内に集約できるでしょう。工面できた時間で、商談数を増やしたり、より入念な商談準備も可能になります。

マネージャーにとってもメンバーの日報精度が上がりますし、テンプレートを元にしたメモでの日報は、内容把握がしやすくなるメリットがあります。Salesforceを導入している場合は、メンバーの入力率に悩んでいたとしても共有メモさえ入力していればデータが連携します。せっかく導入したSalesforceが活用しきれていない課題が、共有メモのテンプレートの展開で解決できるかもしれません。

bellFaceだけの機能、共有メモ。単なる議事録としての活用に留まらず、様々な視点で使ってみてくださいね!お役立ちテンプレートページでは、汎用性のある共有メモのテンプレートがダウンロードできます。ぜひご活用ください。